ご依頼から新規建設業許可取得までの道のり
建設業許可の新規取得までには当事務所と間でこんなやりとりがあります！
行政書士などの専門家に依頼しようと思うけれど、許可取得まで実際にはどのように動いてくれるのか、また、依頼者側がどんな風に行動しなければならないのか、事前に知っておきたいところですよね。
ここでは、実際に新規申請のご依頼をいただいたお客様が許可を取得するまでの流れを日記風にまとめてみました。
１．ご依頼 平成１６年４月２２日
埼玉県川口市の(有)Ｍ社様より、新規に建設業許可を取得したいとのご依頼を頂戴した。ホームページをご覧いただき、お電話をしてくださったのだそうです。
その場で、許可に必要な要件を満たしているか、簡単にヒアリングを行なわせていただき、許可が取得できそうだったためお受けする旨お返事をさせていただきました。
この段階で今すぐ許可が取得できないお客様もいらっしゃるのですが、近いうちに許可要件を満たせる場合も結構あるので、面談を希望されるかをお伺いするようにしています。
何を事前に準備しておかなければならないかを前もって知っておくことが重要なものですから。
まずは、気軽に相談してみてくださいね。
Ｍ社様は、早く許可を取得したいとのことだったので、ゴールデンウィーク前がよいと思い、当事務所が独自に構築しているしくみ、「新規案内セット」をもって、次の日にお打ち合わせにお客様の事務所に伺わせていただく旨をお伝えしました。
お客様が許可制度について今後、最低限知っておかなければならない事項や当事務所の体制のご案内、そして、無駄なく漏れのない申請を行うために入念な事前準備が必要になるのですが、こういった情報のやりとりを無駄なく効率よく行うための体制作りは、実際に、何件ものお客様からのご依頼をいただいた上で、試行錯誤して実務の中で蓄積されるものです。
安部事務所が急な申請にも自信と余裕をもって対応できるヒミツは、実は、この蓄積にあります。
２．初回訪問 手順説明＆内金 平成１６年４月２３日
お客様の事務所にＰＭ１：００にお伺いする。 初めての土地に地図だけを頼りに行くので、時間に遅れてはいけないと思い、２０分くらい早くついてしまった。車の場合、交通状況が読めないので、いつも早めにうかがうようにしています。
お名刺の交換とご挨拶ののち、早速、本題に入らせていただきました。
事務所の体制については、費用がいくらかかるのか？事務処理の流れ、許可後に必要な手続き、許可要件、許可後の標識の掲示などについてご案内させていただき次に、建設業許可新規申請でお客様にご用意いただかなければならない書類、当事務所で用意する書類をヒアリングしながらチェックしていきます。
すべての説明で概ね１時間くらいかかりましたが、いつも大体このくらいで済みます。
このとき、社長にはとても心配なことがありました。
「許可が取得できないと困るんです。」 こうおっしゃるのです。
それは、同社は、許可が取得できないと、親会社に吸収される可能性があったのです。
社長が苦労して設立した法人、大きな夢が詰まっている会社。そう簡単には手放すわけにいきません。
しかし、このとき社長は、何を準備したら許可してもらえるか？をご存じなかっただけに、その不安はかなり大きかったのですね。ひしひし伝わってくるものがありました。
そのうえ、社長は、同業の許可を取った社長たちから、「許可は難しいよ」と聞かされていたのです。
でも、私は、社長が不安ながらも、証拠書類はそろえられるという自信を、お話をお聞きする中で、読み取ることができました。
確かに、実際に形にしてみないと不安感はぬぐえないのですが、
「この会社は、私の要求する資料をそろえることができる」
と感じたものですから、 「大丈夫ですよ。御社は許可要件を満たしていますから。後は、それをきっちり証明するだけです。」 と申し上げて、お客様にご準備いただかなければならない書類をまとめ、委任状にご印鑑と手付金をいただき、この日は失礼しました。
３．社長よりお電話 平成１６年５月１８日
社長より、準備する書類が整ったとのお電話をいただきました。
早く許可が取りたいというお客様のご要望と、こちらがお伝えした書類を洩れなくそろえていただいているかをチェックさせていただく意味で、郵送ではなく、こちらから伺わせていただく旨をお伝えしました。
４．第２回訪問 不足書類チェック 平成１６年５月１９日
行動が早い社長さんで、短期間に私が要求したこれだけの書類を揃えてしまったことには感心してしまった。と、同時に、社長の許可取得に対する意気込みが伝わってきて、私のやる気も一層鼓舞されました。
経営業務管理責任者と専任の技術者の裏付け書類がこの段階で整っていました。
この時点で、私は、同社の許可取得を確信しました。
「よ〜し、短期間で結果を出してみせるぞ！」
チェックの結果、すべての書類が整っているわけではなかったので、不足書類をお伝えして、この日は失礼しました。
事務所の使用承諾書の書式がわからないとのことだったので、私のほうで書式を作成して、明日、お客様の事務所のポストへ入れておく旨をお伝えした。
５．ポスト投函？ 平成１６年５月２０日
昨日お約束した、建物の使用承諾書の書式を作成して、お客様の事務所のポストに投函。
こういう、お決まりでない書式というものはお客様にとって意外と困るものです。
そういったときに行政書士としては、書式をさぁっと準備できなくてはいけませんね。
社長は、今日は忙しいらしく、このような対応となりました。
６．社長よりお電話 平成１６年５月２７日
不足書類が整ったとのご連絡をいただきました。
明日、申請書類に押印と残金をいただきに、お伺いする旨をお伝えしました。
７．第３回訪問申請書類押印 ＆残金 平成１６年５月２８日
銀行預金残高証明書以外の不足書類をすべていただきました。
申請書類への押印の後、残金をいただき、預金残高証明をご郵送くださるようにお願いし、この日は失礼しました。
８．不足書類完備 ＆県庁へ本申請 平成１６年６月２日
預金残高証明書がこの日の午前中に郵送で当事務所に届く。
直前決算で自己資本が５００万円未満の会社さんだったので、預金残高で証明することになったのですが、残高証明を取得するタイミングが重要です。資金が潤沢にある時期を逃さず、証明書を取得。
午後、事前に準備しておいた法定申請書類と裏づけ資料を手に、県庁に申請。
補正も無く、一発で通りました。これは、許可がおりたという通知の次に嬉しい瞬間です。
９．おめでとうございます！許可取得！ 平成１６年６月２８日
社長から、「県庁から許可通知書が届いた」とのご連絡を頂戴した。
「ありがとう！」
このお言葉は何度聞いても「じ〜ん」とするものがありますし、行政書士として最高に嬉しい瞬間です。ひとつのことに、共に心から喜び合える感動とでもいいましょうか？
「おめでとうございました。そして、お疲れ様でした。こんなに早い申請ができたのは、社長の努力のおかげですよ。 今日は、いいお酒飲んでくださいね、社長！」
その晩、私もおいしいお酒をいただいたことは申し上げるまでもございません！
その後、同社の社長様とは、よいお付き合いをさせていただいております。
このときの申請は、社長様の努力が大きく、かなり早い申請ができました。と、同時に、我々行政書士としては、お客様が疑念や不安を抱かずに、こちらがお願いした書類を準備していただけるきめ細かい対応が必要だと感じます。
わからないこと、疑問があった場合は、どしどし質問していただきたいと思っております。実際に、この申請でも、社長様に何度かご質問をいただきました。そして、お互いに信頼関係を築くことが早くて正確な申請につながるのだなと常々感じています。
後になって、すっかり打ち解けたときに、この社長様が私におっしゃるのです。
「最初にご依頼したときに、偉そうな人がきたらどうしようかと思って構えていました。でも、お会いして、その不安は解消しました。行政書士さんって、こんなに気軽に相談できるんですね。」
私は、このお言葉をいただいたときは、正直、嬉しく思いました。
これまでの士業者は、どちらかというと、とっつきにくい感じがあったと思うのです。自分の知らないことを詳しく知っている人に対して、引け目を感じてしまうのはむしろ自然かもしれません。
しかし、これからの士業者は、専門業務についてはお客様よりも知識や経験があるがために横柄な態度を取るというようなことがあるようでは、満足していただけるサービスは提供できないに違いありません。
許可の見通しが高い場合に、依頼者とのコミュニケーションを密に行い、適時、不安を払拭するような具体的なアドバイスを差し上げることが早期の許可実現にはとても大切です。
そして、それを実現するためには、腹を割って話せる信頼関係が築かれていなければなりません。
初対面ですし、これまで違う人生を歩んできたのですから、短い時間で信頼関係を築くといってもなかなか難しいですが、努力をすることはできます。
新規申請においては必ず実際に経営者の方にお会いさせていただき、あなたがどういう方なのか？あなたから見て、私は話しやすい人間か？私はどういう人生を過ごしてきたのか？申請以外の部分の会話をさせていただくことが大切だと考えています。
これからも、特定行政書士 安部俊夫は、「偉そうにしない、気軽に話せる専門家」を目指したいと思います。 これがそのときの許可通知書です。当事務所と共に許可取得の喜びを噛み締めてみませんか？
